Чтобы корректно выбрать проведения совещания и пригласить на него всех участников, выполните следующие действия
1. Выберите Фамл Создать Приглашение на собрание (или нажмите
На экране появится окно соответствующей формы,
2. Перейдите на вкладку Планирование.
3. Щелкните на кнопке Другие. Просмотрите раскрывающийся список.
4. Выберите команду Добавить нз адресной книги.
На экране отобразится диалоговое окно Выбор участников и ресурсов,
5. Щелкните на имени сотрудника, который приглашается на собрание. Имя сотрудника при этом выделяется в списке,
6. В зависимости от степени важности присутствия указанного сотрудника иа собрании щелкните либо на кнопке Обязательный, либо Необязательный.
Имя выбранного сотрудника добавляется в соответствующую текстовую область,
7. Повторите пп, 4-5 для остальных сотрудников, которые приглашаются на совещание.
Выбранные вами имена добавляются в правую часть диалогового окна Выбор участников или ресурсов,
8. Щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Выбор участников или ресурсов закрывается, а имена приглашенных на совещание сотрудников вы увидите в списке Все участники. Справа в окие формы вы увидите сведения о занятости каждого приглашенного. Вы всегда будете знать, когда каждый из приглашаемых сотрудников располагает свободным временем,
9. В верхней части временной диаграммы щелкните в точке предполагаемого времени проведения совещания.
Выбранное вами время отображается в поле Начало собрания в нижней части диалогового окна. Вы всегда можете ввести в поля Начало собрания и Конец собрания значения даты вручную, чем пытаться указать его на временной диаграмме. Если вы не видите, как провести собрание, не нарушив рабочие графики сотрудников, щелкните на кнопке Автовыбор. Программа автоматически подберет за вас время проведения совещания,
10. Щелкните на вкладке Встреча.
В поле Кому этой вкладки отображаются имена всех пользователей, которые приглашаются на совещание,
П. Добавьте тему сообщения в соответствующее поле. Тема сообщения вводится в поле Тема.
12. Введите любую вспомогательную информацию о совещании, которую посчитаете нужной донести до всех его участников. Всегда не лишне указывать место проведения совещания и его категорию.
Дхя введения дополнительных сведений о совещании служат поля в нижней части формы,
13. Щелкните на кнопке Отправить.
Приглашение на совещание рассылается всем его участникам, указанным поле Кому формы,
Если ваш системный администратор добросовестный, то создал учетные записи даже для ресурсов, например комнат для совещаний, которые вы можете указывать в качестве места проведения.