Информация о расходах содержится в отчете о прибылях и убытках. На основании этого документа, главным образом, и выявляются те из них, которые могут быть в первую очередь сокращены. Поэтому отчет следует составлять на основе самых последних данных. Являясь подтверждением уже произведенных затрат, отчет о прибылях и убытках обратит ваше внимание на те статьи расходов, которые требуют контроля в предстоящий период. При этом одного отчета, подготовленного в конце года, совершенно недостаточно. Он должен составляться по крайней мере ежеквартально, а еще лучше - ежемесячно. Тогда вы постоянно будете располагать самой свежей информацией для анализа.
В любом случае для полноты картины следует готовить два отчета о прибылях и убытках. В одном из них должны содержаться данные о продажах, расходах, прибылях и/или убытках в целом за отчетный период по состоянию на конкретную дату. Тогда как в другой заносятся те же сведения, но только за последний полный месяц или квартал. В оба отчета должны быть включены следующие данные: 1) показатели текущего года, в том числе в процентах к объему продаж;2) показатели прошлого года, в том числе в процентах к объему продаж;3) сравнение показателей прошлого и текущего года - увеличение или снижение;4) плановые показатели, в том числе в процентном выражении;5) сравнение плановых показателей и фактических результатов текущего года - превышение или недовыполнение;6) по возможности, средние показатели по отрасли (средний показатель уровня издержек в отрасли);7) сопоставление результатов деятельности вашего предприятия с отраслевыми показателями - превышение среднего уровня или невыход на него.
На основании полученной информации с помощью трех разных методов можно проанализировать колебания затрат. Во-первых, через сопоставление показателей текущего и предшествующего годов;во-вторых, путем сравнения расчетных данных с фактическими и, наконец, сопоставляя данные для вашего предприятия со средними по отрасли.
Проводить подобные сопоставления позволяет использование относительных показателей. Этот общий подход применяется во всех трех вышеперечисленных методах анализа. После того, как вы определили порядок относительных величин, можно приступить к изучению абсолютных показателей и выяснить, какие корректирующие меры следует предпринять.
Поскольку сокращение затрат, которое вы собираетесь осуществить, коснется, главным образом, переменных издержек, проверьте, отражены ли они в отчете о прибылях и убытках. Напомним, что переменные издержки - это расходы, которые изменяются в зависимости от объема реализации. Вот некоторые из них: расходы на рекламу, доставку, упаковку, жалованье торговым работникам, выплату комиссионных вознаграждений и налогов на зарплату. Тогда как постоянные издержки - это расходы, на которых не отражаются изменения объема продаж. К ним относятся расходы на выплату жалованья владельцу и постоянным работникам (например, бухгалтеру), аренду, коммунальные услуги, амортизационные отчисления.