Некоторые встречи не требуют описания. Пригласив на обед любимую девушку (или свою маму) об этом нечего сильно распространяться. Данные о встрече в этом случае самые краткие. Если у вас выбрано представление календаря, в котором на экране отображается только один рабочий день, разделенный на часы, то перейдите к виду целой недели, щелкните на времени начала обеда и введите описание встречи, например Приятного. Запись о встрече добавляется в календарь быстрее, чем вы подумаете о том, что заказать на первое.
Перемещение во времени — удел не только научной фантастики, С помощью средства Календарь вы можете переместиться во вчера намного быстрее, чем с помощью вымышленной машины времени. Только представьте себе: модуль Кале вдарь Outlook позволяет управлять датами до 4500 года! Подумайте только: между сегодня и этой датой 26 ООО выходных. Это не считая праздников и отпусков! (Только давайте не будем вспоминать, что мы все работаем в выходные и праздничные дни.) Голова кружится, когда осознаешь, что в жнзни предстоит столько бездельничать. Но не будем о грустном. Перейдем непосредственно к планированию.
Для отыскания и перехода к определенной дате выполните следующие действия,
1. Выберите Вид Перейти Перейти к дате (или нажмите
На экране появится диалоговое окно Переход к дате, в котором в поле Дата выделена текущая дата,
2. Для перехода к другой дате введите ее в поле, используя стандартный синтаксис, например 3 января 1998
Вы также можете вводить нестандартные значения в поле Дата. Например, 3 дня спустя или позавчера. Поэкспериментируйте с различными вариантами записи дат в этом поле. Но не стоит чрезмерно усердствовать, Outlook вряд ли поймет слово позапозавчера.
Правильный способ добавления записи о встрече
Деловые встречи сильно отличаются от личных, поэтому при их назначении надо помнить намного больше данных, чем при встрече с мамой за обедом. Деловые встречи проводятся в разных местах, имеют разное значение и количество участников. Кроме того, каждая деловая встреча требует определенной подготовки (перед обедом с любимой девушкой вам достаточно нагулять аппетит).
Для правильного задания информации о встрече в электронном календаре выполните следующие действия,
Выберите Файл - Создать.
На экране появится вложенное меню
Возле опции Встреча вы можете увидеть комбинацию клавиш
Нажмите в любом активном модуле Outlook для создания новой записи. Дело в том, что вы не можете знакомиться с назначенными встречами, пока не перейдете в папку Календарь. Выберите Встреча.
На экране появится форма создания элемента встречи
Щелкните в поле Тема и ведите текст, который поможет вам определить цель встречи.
Введите На прием к стоматологу или Получение "Оскара", Этот текст отображается в электронном календаре.
Щелкните в поле Место и опишите место проведения встречи.
Обратите внимание на кнопку раскрывания списка в правой части поля. Если на ней щелкнуть, на экране отобразится список часто используемых мест проведения встреч. Вы можете выбрать одну из опций непосредственно в списке, а не вводить название места вручную. Назначив несколько стандартных мест для встреч, вы позволяете сортировать элементы Outlook еще по одному критерию, В результате сортировки встреч по местам их проведения, вы всегда будете знать, какие помещения (если встречи назначаются в них) в ближайшее время будут свободны,
Если требуется вывести на экран напоминание о встрече, щелкните на опции Оповещение.
Выберите, когда необходимо отобразить на экране оповещение о назначенной встрече. Вы можете как вводить время вручную, так и выбирать заранее определенные интервалы из раскрывающегося списка,
Если необходимо, чтобы отображение оповещения сопровождалось звуковым сигналом, щелкните на небольшой кнопочке с изображением динамика, расположенной рядом с полем задания времени оповещения, и в диалоговом окне Звуковое оповещение
Если решение о назначении встречи еще не принято окончательно, выберите в раскрывающемся списке. В это время опцию Под вопросом,
Вы можете помечать встречи как личные, служебные, обязательные и тд, (Опция Заочная в раскрывающемся списке Метка не представлена).
Если вы работаете в Outlook в сетевой среде, то другие пользователи могут знакомиться с вашим рабочим расписанием, чтобы правильно планировать встречи (с вашим участием). Пометив в расписании рабочее время как Нет на работе, Занят или Свободен, ли облегчаете жизнь своим коллегам и самому себе, предотвращая "накладки"