Руководители любого ранга любят команду Назначить задачу, поскольку распределение обязанностей исходит от них. Пользователи, которые выполняют задания (назначенные начальством), не столь оптимистичны. Если вы чаще оказываетесь в положении вторых, то постарайтесь найти и в этом случае определенную выгоду. Программа Outlook в сетях с серверами Exchange позволяет создавать отчеты о выполнении заданий, которые весьма успокаивают руководителей, распределявших обязанности.
Вы могли заметить, что форма задачи содержит поля Состояние и Готово. Если информацию в этих полях постоянно обновлять, то создается неплохое впечатление о выполнении порученного вам дела.
Чтобы отправить отчет о состоянии задачи, выполните следующие действия,
1. Дважды щелкните иа соответствующей записи. На экране отобразится форма задачи,
2. Выберите Действия Отправить отчет о состоянии задачи.
На экране появится форма сообщения с полем Кому, в котором необходимо ввести имя пользователя, которому отправляется отчет,
3. Введите в нижней части формы детальные сведения о выполнении задачи.
4. Щелкните иа кнопке Отправить.
Вы можете отправлять отчет о состоянии задачи как угодно часто: ежедневно, еженедельно и т.д. Однако время между отчетами стоит посвятить выполнению задачи.
В Outlook все еще используется несколько адресных книг, которые создаются в Exchange Server, Адресные книги содержат независимые списки имен пользователей и их почтовых адресов. Наличие нескольких адресных книг в одной программе обескураживает многих пользователей, В Outlook 2002 управление многочисленными адресными книгами значительно упрощена, хотя в больших корпоративных сетях пользователи все еще пугаются в этом разнообразии. Давайте попробуем разобраться.
Список контактных данных Outlook содержит множество сведений о пользователе, а адресная книга — только имена пользователей и их почтовые адреса. При использовании Exchange Server в адресной книге также сохраняются вспомогательные данные, упрощающие отправку сообщений в корпоративной сети.
Ниже описаны адресные книги, которые могут встретиться в Outlook
Глобальная адресная книга. Если вы используете Outlook в корпоративной сети, то глобальную адресную книгу создает системный администратор, В ней нет ничего, кроме имен и адресов пользователей корпоративной сети, С ее помощью вы можете отправлять сообщения любому сотруднику компании, не вводя почтовый адрес в поле Кому формы.