Десять способов украшения сообщений в Outlook
Ullcelc активно использует Microsoft Word в качестве редактора почтовых сообщений. Это означает, что вы можете создавать красочные послания любому пользователю.
При использовании встроенного в Outlook редактора в вашем распоряжении весьма ограниченные средства форматирования текста.
Если вы чувствуете, что программы Microsoft Office не настолько знакомы вам, как того требует ситуация, приобретите пособия, которые помогут вам разобраться с их возможностями, — если у вас есть программы, то нужно ими пользоваться, а не ждать, когда без них обойтись будет совсем невозможно.
Вы можете создавать почтовые сообщения даже не запуская программу Outlook (предполагается, что пакет Office установлен у вас в полном объеме). Все приложения Office имеют на панели инструментов специальную кнопку Сообщение, при щелчке на которой создаваемый в окне программы документ преобразуется в почтовое сообщение. При щелчке на этой кнопке, например, в Microsoft Word в окно программы добавляется вспомогательная панель с полями Кому, Копия, Тема и Введение. Сообщение создается в Word так же, как и в Outlook.
Создание сообщений в Outlook
Мне часто приходится отправлять сообщения, содержащие один и тот же текст. Чтобы ускорить создание сообщений, я сохраняю текст в виде подписи Outlook или как элемент средства Автотекст. Например, работая над созданием книга, посвященной базам данных, я обязан рассматривать программы, позволяющие управлять ими. Чтобы не тратиться на приобретение программной продукции (процессоры баз данных очень дорогие), я отправляю всем разработчикам рассматриваемого мною по следующее сообщение.
Уважаемые разработчики! В настоящий момент я работаю над книгой, посвященной вашему программному продукту. Был бы признателен, если бы вы выслали мне его пробную версию, чтобы я мог изучить все ее возможности и сообщить о них читателям и вашим потенциальным клиентам. Искренне рад сотрудничеству.
Я сохраняю подобное сообщение в виде подписи, поэтому, посетив разработчики, я щелкаю на ссылке, позволяющей написать сообщение в отдел поддержки, и вставляю подпись в форму нового сообщения. После щелчка на кнопке Отправить сообщение отправляется по указанному адресу.
Вы можете использовать Outlook для навигации no Web, если по разным причинам броузер вам недоступен (или он вас не удовлетворяет). Выберите Вид-Панели инструментов — Веб-узел. На экране появится панель инструментов Веб-узел. Она содержит поле введения адреса и кнопки навигации по страницам, которые должны быть известны по любому броузеру. (Если вы уже использовали броузер, например Internet Explorer или Netscape Navigator, то ничего удивительного и нового в навигации ПО Web с помощью Outlook не найдете.)
Решение об удалении сообщения
Решение об удалении сообщения приходит неожиданно. Иногда достаточно мимолетного взгляда, чтобы определить, нужно ли удалять сообщение.Просматривая список поступивших в почтовый ящик сообщений, вы всегда можете узнать, кто отправил сообщение, ознакомиться с темой письма. Если у вас нет времени, например, для чтения анекдотов, удалите сообщения, содержащие их.
Если вы удалили сообщение случайно и очень жалеете об этом, щелкните на панели Outlook на значке Удаленные, В этой папке вы найдете все сообщения, удаленные за последнее время. Для восстановления сообщений перетащите их из списка Удаленные в папку Входящие или Отправленные.
Чтобы удалить сообщение, выполните следующие действия
1. Выберите Вид: Перейти Входящие (или нажмите • CtrlShift+I>).
В папке Входящие содержатся все полученные вами сообщения.
2. Щелкните на сообщении, которое необходимо удалить.
Не нужно открывать и читать сообщение. Удалить его можно, предварительно выделив в списке.
3. Выберите Правка — — Удалить (или нажмите ОИ1е>).
При удалении сообщения оно на самом деле не исчезает, а перемещается в папку Удаленные, При удалении нескольких сообщений в название папки Удаленные добавляется число (в скобках), соответствующее количеству содержащихся в нем сообщений (подобно тому, как указывается количество непрочитанных сообщений в папке Входящие). Чтобы по-шетоягдему удалить сообщение, выберите Сервисе Очистить папку "Удаленные", После этого восстановить удаленные сообщения вам не удастся ни одном из способов.
Готовое к отправке сообщение отображается в папке Исходящие курсивом, а незаконченные — обычным начертанием. Если сообщение готово, то отправьте его (нажмите
Если в процессе сочинешта сообщения вас кто-то отвлек и прервал ваш творческий порыв, не огорчайтесь. Вы можете сохранить результаты незаконченного труда и дописать сообщение позже. Для этого выберите Файл — Сохранить (или нажмите
В творческом порыве вы можете создать настолько прекрасное сочинение, что захотите его сохранить. Впоследствии вы сможете распечатать изображение и похвастаться им перед кем-либо, кого считаете достойным внимания, сохранить на диске или экспортировать в программу макетирования документов.
Чтобы сохранить сообщение в виде выполните следующие действия,
1. Выберите 1 ил-Сохранить как (или нажмите
2. Щелкните на кнопке раскрытия списка Папка и выберите диск, на который необходимо сохранить сообщение.
Если все рабочие документы вы сохраняете на диске С, то выберите его. Для сохранение сообщения на дискету выберите диск А
3. Щелкните на папке, в которой будет располагаться сообщение. Вы увидите список файлов в текущей папке,
4. Введите в поле Имя файла имя будущего файла сообщения. Имя файла не должно содержать более 256 символов,
5. Чтобы изменить тип файла, щелкните на кнопке раскрытия меню Тип файла в нижней части окна.
Если в качестве редактора почтовых сообщений вы используете Word, то в этом списке вы увидите большинство поддерживаемых Word типов файлов. Если вы пользуетесь встроенным в Outlook текстовым процессором, то на ваше рассмотрение представлено только четыре опции: HTML, формат сообщения, шаблон Outlook и только текст, Используйте формат Шаблон Outlook, если планируете использовать сообщение в дальнейшем,
6. Щелкните на кнопке Сохранить (или нажмите
Отправка сообщение не вызывает затруднений даже у начинающих пользователей. Задача посложнее — управиться с громадным количеством писем, заполняющих ежедневно ваш почтовый ящик. К счастью Outlook — самый лучший помощник в управлении почтовыми сообщениями. С ее помощью вы выполните любые операции по создайте), отправке, получению и удалению сообщений.
Десять способов быстрого выполнения операций
Для создания новых элементов в любом модуле используется кнопка Создать, расположенная в левой части панели инструментов. Ее функция изменяется в зависимости от того, какой модуль в текущий момент активен в окне программы Outlook. Так, например, в модуле Задачи эта кнопка отвечает за создание новой задачи, в модуле Контакты — новой контактной информации и т.д. Вы можете щелкнуть на стрелке меню этого инструмента для выбора создаваемого независимо от активного модуля.
С помощью меню инструмента Создать вы, находясь в любом модуле, можете создать элемент какого угодно типа. Для этого нет необходимости переходить к другому модулю. Например, при создании ответного сообщения вы можете легко создать заметку, не покидая модуль Входящие, Для этого откройте меню инструмента Создать и выберите в нем опцию Заметка, Создав заметку, вы можете продолжгггь просмотр почтовых сообщений.
Открытие меню, выбор опций, нажатие клавиш — эта ежедневно выполняемые действия утомляют, хотя ничего сложного в них нет. Ниже описаны способы быстрого выполнения часто повторяемых операций, которые помогут вам сэкономить время.
Использование кнопки Создать Отправка файла с почтовым сообщением Отправка файла из приложения Office Временное отображение списка палок Постоянное отображение списка папок Отмена операций Переход к дате
Добавление элементов в представление Ответные сообщения Навигация в Web
Вы можете отправить файл получателю не только из окна программы Проводник, но и из любого приложения Office. Для этого вам не нужна помощь программы Outlook
1. В приложении, где создавался документ, откройте необходимый файл
2. Выберите Файл: ОтпровитьСообщение (как вложение)
На экране появится форма нового сообщения. В него уже добавлен файл вложения в сообщение
3. Введите тему сообщения и текст, если это необходимо. Не забудьте про адрес получателя файла.
Если к файлу необходимо добавить комментарий, то лучше всего ввести его в поле темы,
4. Щелкните на кнопке Отправить.
Сообщение добавляется в папку Исходящие. Нажмите клавишу <Р5> для отправки сообщения адресату. Если вы подключаетесь к Internet с помощью модема, то предварительно установите соединение.
Десять способов использования Outlook в Web
Вы можете просмотреть любую Web-страницу, не покидая программы Outlook, На самом деле для загрузки страниц в Outlook используется броузер Internet Explorer, что закономерно. Именно поэтому любые страницы, добавленные в папку Избранное в программе Outlook, также отображаются в меню Избранное программы Internet Explorer, Щелкните на элементе папки Избранное или введите адрес Web-страницы вручную.
Для добавления адреса Web-страницы в папку Избранное в Outlook, выберите Избранное «Добавить в избранное (эта же команда выполняется для добавления избранных страниц в меню броузера). Стоит заметить, что программа Outlook не имеет совершенных средств навигации по Web-документам, которые представлены в Internet Explorer, поэтому для частого просмотра Web-ресурсов она мало приспособлена. Поскольку Outlook устанавливается только вместе с Internet Explorer, вы всегда можете перейти к окну броузера, выбрав команду Вид Веб-обозреватель.
- Просмотр Web-страниц
- Добавление Web-страниц на панель Outlook
- Отправка почтовых сообщены! из Internet
- Получение сообщений из Internet
- Добавление ссылок в почтовые сообщения
- Сохранение почтовых адресов Internet в адресной книге
- Перемещение текста и графики их Web-страниц в почтовые сообщения
- Загрузка средств и элементов Outlook из Internet
- Справочная система в Web
Многие пользователи не закрывают окно программы Outlook на протяжении всего рабочего дня, чтобы быть в курсе поступления новых почтовых сообщений. Поэтому панель Outlook представляется самым удобным местом для хранения ссылок на Web-страницы, которые посещаются каждый день. Для выполнения этой операции выберите Создатьс Ярлык для Веб-страницы
Для отправки сообщения по Internet введите нужный почтовый адрес в поле Кому формы сообщения или имя, если последнее представлено в адресной книге (в списке папки Контакты)
Для получения писем из Internet вообще ничего не нужно делать. Если вы пользуетесь диалоговой почтовой службой, то вам достаточно просто регулярно нажимать клавишу . Чтобы задать интервал, с которым Outlook регулярно проверяет сообщения на почтовом сервере, выберите Сервис Параметры, перейдите на вкладку Настройка почты, щелкните на кнопке Отправить и получить, а затем введите необходимое значение в поле Автоматически доставлять каждые.
Вы можете использовать Word 2002 для написания почтовых сообщений. Если вы так и делаете, то вставка в них ссылок на Web-документы не представляет сложности. Как и в любом другом приложении Office ХР, достаточно щелкнуть на панели инструментов на кнопке Добавить гиперссылку и заполнить поля диалогового окна, которое отображается на экране. Для задания ссылки на вкладку в документе Word укажите ее название.
Как только вы вводите в документе любого приложения Office (Outlook не исключение) эта надпись автоматически распознается как ссылка на Intemet-pecypc. Если в окне формы любого элемента вы введете адрес Web-страницы, то он автоматически превратиться в ссылку на эту страницу. Все предельно просто и эффективно. Щелчок на ссылке запускает броузер и загружает в нем указанную страницу.
Вы постоянно получаете почтовые сообщения от пользователей, которые вам не знакомы. Некоторые из них могут вас заинтересовать до такой степени, что вы решите завязать с ними переписку. Чтобы сделать ее более эффективной, адрес отправителя письма необходимо добавить в адресную книгу. Самый простой способ сделать это — перетащить сообщение на значок папки Контакты,
Для перетаскивания сообщения на значок папки контакты необходимо закрыть окно его формы;если вы этого делать не хотите, то воспользуйтесь еще одним методом добавления адреса отправителя в папку Контакты, В форме сообщения щелкните правой кнопкой в поле Кому и выберите команду Добавить к контактам. Тем самым вы сохраните данные об отправителе письма не отрываясь от чтения последнего.
Ежедневно мы просматриваем сотии Web-страниц в поисках всего нескольких предложений, которые нужно сохранить на диске. Зачастую нет необходимости сохранять всю страницу или возвращаться впоследствии к этой странице за данными, тем более что ее адрес не всегда можно найти, а отследить путь, по которому вы на нее попали не всегда представляется возможным.
Чтобы сохранить текстовый фрагмент, достаточно выделить ггл и перетащить на значок папки Заметки программы Outlook, Сохранение текста в виде заметки удобнее, чем в виде отдельного файла.
Microsoft разработала много дополнительных средств для приложений Office ХР. которые загружаются из Internet, Чтобы найти их во Всемирной сети, выберите СправкаOffice в Интернете и следуйте ссылкам на начальной странице узла.
С помощью описанной выше команды вы также можете получить справочные сведения на Web-узле Microsoft, Это удобно, поскольку база данных Microsoft, посвященная вопросам использования ее программных продуктов, невероятно большая.
Десять операций, которые нельзя выполнить в Outlook
Наверное вы удивлены тем, что существуют задачи, которые Outlook не может выполнить. Но это правда. Возможности программы не безграничны. Опытному пользователю достаточно просто найти способ выполнить в программе действие, которое она может выполнить, А вот найти то, что с помощью программы сделать невозможно, — задача посложнее, я могу описать более десяти действий, которые Outlook не по силам, но остановлюсь только на основных.
- Введение телефонного номера в календаре
- Выбор другой цифровой подписи Outlook в Word
- Двухсторонняя печать
- Одновременное отображение содержимого двух модулей
- Глобальное отключение средства предварительного просмотра
- Сохранение списка папок в пользовательском представлении
- Вставка рисунков в заметки
- Автоматическое добавление всех записей о контактах в дневник
- Расчет затрат с помощью записей о телефонных разговорах в дневнике
- Перекрестные ссылки на другие модули
Обратите внимание на следующие операции, которые невозможно выполнить средствами программы. Поскольку с помощью языка visual Basic в Outlook можно добавлять специальные функциональные возможности, все приведенные ниже задачи не решаются только при использовании базовых средств программы.
Вставка телефонного номера в календарь
При добавлении данных о встрече было бы неплохо, если бы программа умела добавлять в запись телефонный номер пользователя, которому встреча назначается. При использовании карманного компьютера Palm вы могли бы, не выпуская его из рук, связаться с абонентом. (Кстати в организаторе Palm эта операция вполне доступна.)
Выбор другой цифровой подписи Outlook в Word
Средство добавления цифровых подписей очень удобно использовать в качестве шаблона рассылаемых множеству людей писем или «шапки» сообщения. Но при создании сообщештя в Microsoft Word вы можете использовать только ту цифровую подпись, которая указана в Outlook по умолчанию. Но какой толк в команде ВставкаАвотеястПодпись, если альтернативы она не предлагает.
Двухсторонняя печать
Многие пользователи любят экономить и распечатывать рабочее расписание на обеих сторонах листа. Я надеюсь вы не настолько бедны, чтобы экономить на бумаге, поскольку печатать на обеих сторонах листа Outlook все равно не позволяет. Проблема заключается в том, что программа не понимает, что такое левосторонняя и правосторонняя страницы. Это небольшое недоразумение огорчает пользователей, которые привыкли к документам, представленным в виде книги.
Одновременное отображение содержимого двух модулей
Я даже рад, что не могу одновременно отобразить на экране папки Календарь и Задачи, хотя просмотреть одновременно папку Календарь и адресную книгу все же удобно, К сожалению, нет худа без добра, и наоборот.
Глобальное отключение средства предварительного просмотра
Иногда предварительный просмотр элементов оказывается как нельзя, кстати, а иногда мешает отобразить в области окна как можно больше элементов. Вид каждой папки задается отдельно, поэтому невозможно на глобальном уровне отключить предварительньш просмотр элементов сразу для всех элементов.
Сохранение вида списка папок
Очень часто список папок приходится настраивать так, чтобы максимально быстро и эффективно управлять ими, К сожалению, вид списка папок после перезагрузки программы полностью обновляется. Вам приходится каждый раз перенастраивать его под рабочие условия. Если <5ы вид списка папок контролировался представлешгями, то этого делать не приходилось бы. Очень жаль, но пока это невозможно.
Вставка рисунков в заметки
В формы всех элементов можно добавлять текст, графику, файлы и другие объекты. Во все элементы, кроме заметок. А это было бы очень удобно. Добавить, например, фотографию человека, для которого предназначена заметка.
Автоматическая запись данных о контактах в дневник
Вы можете открыть диалоговое окно Параметры команда Сервис Параметры и указать контакты, актггвность которых должна отслеживаться в дневнике. Но не существует единой команды, которая обязывала бы делать это программу самостоятельно.
Подсчет затрат с помощью записей телефонных звонков
Можно отслеживать время телефонных разговоров со всеми пользователями, но нельзя автоматически рассчитывать полное время общения и сумму на телефонном счете.
Перекрестные ссылки на другие модули
Вы можете добавлять элементы папки Контакты в записи дневника, но при щелчке на них отображается не папка Контакты, а форма выбранного элемента. Это очень неудобно при отслеживании данных, поскольку быстро перейти от записей дневника к взаимосвязанным элементам других папок не удается.
Outlook имеет и другие недостатки, о которых необходимо знать для того, чтобы научиться их обходить.
С помощью Outlook нельзя:
строить локомотивы;играть в карты;заниматься бодибилдингом;смотреть телевизор;прекратить зубную боль;выиграть в лотерею;спасать утопающих;стать суперменом;предсказать будущее;найти утерянные очки.
Теперь я спокоен: вы не будете даже пытаться использовать программу не по назначению (я на это искрение надеюсь).
Десять волшебных операций в Outlook
Открытие Web-страницы из Outlook Добавление значков для Web-страниц на панель Outlook Добавление разделов на панель Outlook Переименование раздела на панели Outlook Удаление раздела из панели Outlook Переименование значков на панели Outlook Выделение дат
Отображение панелей инструментов Настройка панели инструментов Создание пользовательского поля познакомил вас только с вершиной айсберга возможностей программы Outiook, Наверное, никто толком и не знает полностью всех секретов использования Ontiook, Internet Explorer и других сетевых технологий для управления данными.
Все познается только на собственном опыте. Вы вольны экспериментировать с Outlook и всеми ее функциями. Не стоит останавливать себя в самых безумных идеях.
Проводя много времени в Internet, лучше использовать броузер, например Internet Explorer, который прекрасно справляется со своими обязанностями. Хотя никто не обязывает вас выбирать именно его. Просматривать Web-CTpaHmnj вполне можно и с помощью Outlook,
Для открытия Web-страшщы в Outlook выполните следующие действия,
1. Выберте Вид Панели инструментов Вебузел.
На экране появится панель гшструментов Веб-узел.
2. Щелкните на этой панелн инструментов в поле введения адреса.
Это поле содержит странный текст, например Outlook: Контакты, Щелкните на тексте, чтобы выделить .
3. Введите адрес необходимой Web-страницы.
Вы можете найти адреса Web-страниц где угодно, как правило они начинаются с префикса www.
4. Нажмите
Введенный вами адрес добавляется в поле Адрес, расположенное в верхней части области просмотра.
Панель Веб-уэсл также содержит опции навигации по Web-страницам, уже известные вам по панелям гшструментов популярных броузеров.
По умолчанию панель Outlook содержит всего три раздела. Но их иногда оказывается мало для упорядочения всех значков, добавленных вручную. При необходимости вы можете добавлять, удалять и переименовывать разделы.
Для добавления раздела на панель Outlook выполните следующие действия,
1. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте панели Outlook.
На экране отобразится контекстное меню,
2. Выберите команду Добавить группу.
На панель добавляется разделитель нового раздела с выделенным названием Новая гэугпэ.
3. Введите название нового раздела.
Вы можете оставить название Новая группа, если оно вам нравится. Вы можете даже создать несколько разделов с таким названием
4. Нажмите — Enter
Теперь у вас на панели Outlook больше трех разделов.
Outlook Литературный редактор Ж.Е. Прусакова; Корректоры Л. Л. Гордиенко, О.В. Мишутина