Самые важные операции (и наиболее часто выполняемые) в Outlook— это введение и просмотр данных, В этой главе я расскажу о специальных методах представления информации в удобном для вас виде. Чем удобнее данные представлены на экране, тем легче с ними знакомиться.
Любой набор данных можно представить в разных представлениях. Каждое представление в Outlook вызывается отдельной командой, В большинстве случаев вам не придется беспокоиться о представлениях, поскольку Outlook снабжена множеством заранее созданных представлений, которые доступны сразу же после установки программы. Остается выбрать необходимую опцию. В этой главе вы найдете описание большинства представлений программы.
Выбор представления чем-то напоминает покупку автомобиля. Вы определяетесь с моделью, производителем, типом куюва, объемом двигателя и типом трансмиссии. Кроме того, вам требуется выбрать электрооборудование: кондиционер, аудиосистему, климат-контроль тд. Салон также играет немаловажную роль;я уже не говорю о цвете кузова и отделке. Выбор представления Outlook немного проще тем, что за дополнительные удобства в работе вам не приходится платить.
Каждый модуль программы имеет собственный набор представлений. Папка Календарь имеет (как и другие модули) представления, которые отображают ее элементы в виде привычного вам с детства календаря. Папка Контакты имеет представление адресных карточек. Модуль Задачи отображает данные в представлении временной шкалы. Все модули имеют по меньшей мере одно общее представление: список, В этом представлешш данные отображаются в табличном виде.
Каждое представление структурно организовано так, что на первый план выводится определенный тап информации. Выделение данных в представлении осуществляется благодаря сортировке, фильтрации и группированию информации.
Вам не нужно ничего изменять в представлении. Каждое представление имеет свою особенность. Просмотрите все представления в поисках наиболее подходящего — в большинстве случаев заранее определенного набора вполне достаточно для отображения данных в подобающем виде. Представление предопределяет
Использование представлений Изменение столбцов данных Сортировка списков Группирование элементов в таблице Сохранение собственных представлений
внешний вид окна программы и области просмотра. Вы не можете отключить настройки представления, а только изменить его само (как не можете скрыть строку меню). Многие пользователи даже не подозревают о существовании представлений. Они пользуются предложенным по умолчанию представлением и полностью довольны им. Изменяя представление, вы переходите на качественно новый уровень отображения данных в окне программы.
Как и следовало ожидать, каждое представление имеет имя. Имена представлений (команды для их активизации) вы найдете в подменю Текущее представление. Активное представление помечено в списке флажком. Вложенное меню Текущее представление открывается при выборе команды ВлдТвжуиее представление, В этом подменю отображаются не все представления, а только доступные в текущем модуле.